Proyecto ERP fortalece la gestión administrativa y financiera institucional

14 · agosto · 2018

Tras un proceso de implementación en que coexistió con el anterior sistema durante el 2017, desde enero dos de los tres módulos que conforman el Enterprise Resource Planning de la USM comenzaron a funcionar de forma exclusiva.

Como parte del Plan Estratégico Institucional y el proceso de modernización de sus sistemas de información, la Universidad Técnica Federico Santa María, a través de la Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Administrativos, está implementando una serie de cambios para modernizar su sistema administrativo y financiero, con el fin de automatizar procesos, mejorando la oportunidad y calidad de la información para la toma de decisiones.

En este sentido, a inicios de este año dos de los tres módulos que constituyen el proyecto de Enterprise Resourse Planning (ERP) comenzaron a funcionar de forma exclusiva, dando paso a una etapa crucial de la iniciativa, en que las finanzas y la gestión de cuentas por cobrar de la Casa de Estudios en todos sus Campus y Sedes entran a un nuevo régimen administrativo. Por su parte, la gestión de los recursos humanos continúa en un proceso de transición, por lo que sigue operando con el sistema anterior y el ERP paralelamente.

Para el Vicerrector de Asuntos Económicos y Administrativos de la USM, Gilberto Leiva, la principal ventaja que da la implementación de esta iniciativa en la Casa de Estudios radica en que “nos entrega las herramientas necesarias para unificar criterios y procesos al interior de la Universidad, facilitando nuestra respuesta a los requerimientos actuales de información, que cada día exigen más velocidad e instantaneidad”.

Asimismo, la autoridad destaca que uno de los principales objetivos del Proyecto ERP es “asegurar la continuidad operacional de todo el sistema de gestión financiero de la Institución, que nos de seguridad, a fin de evitar pérdidas de funcionalidad, que son una posibilidad cierta en lo cotidiano”.

“Esto es importante, principalmente porque al poder manejar nuestras finanzas de forma más expedita y precisa, podemos adecuarnos de buena manera a los cambios estructurales que exige la nueva ley de educación superior, que están asociados a los sistemas de control y requerimientos de información por parte del Estado”, añade Leiva.

El Gerente del Proyecto ERP de la USM, Alexis Apablaza, precisa que si bien la iniciativa se encuentra en su etapa de estabilización, el camino recorrido ha sido intenso y en línea con la ejecución de un proyecto de esta naturaleza: “tras un diagnóstico de las necesidades de la Institución, visualizando los desafíos de información tanto internos como externos de la Universidad seleccionó una plataforma, que se comenzó a implementar el 3 de marzo de 2016, iniciando en el mes de enero de 2017 un registro paralelo de sistemas”, señala.

En la misma línea, explica que “la modernización tecnológica que produce la puesta en marcha del ERP permite a la Universidad estar a la vanguardia en esta materia, ya que, al estructurar los datos, de tal manera que generen información oportuna, se fortalece la toma de decisiones por parte de las autoridades y sus acciones respectivas”.

Transición exitosa

Según distintos autores especializados en organizaciones, el cambio es un fenómeno social que ocurre en diversos contextos, con diferentes magnitudes, y con variados tipos y manifestaciones. Ha sido y es, inherente a la sociedad y al hombre desde el mismo inicio de su existencia y, aunque su ocurrencia es diaria, las personas no pueden asumir sus repercusiones tan rápido como para no sufrir trastornos por ello.

En este sentido, la transición desde un sistema complejo de administración hacia otro, independiente de las facilidades que puede llegar a entregar para los usuarios en el mediano plazo, ha significado, según Alexis Apablaza, un gran desafío para los equipos de trabajo que llevan adelante el proyecto en todos los Campus y Sedes.

“Hay funcionarios que tuvieron que cambiar su herramienta de trabajo, y con ello la forma de ver las cosas, por lo que la sintonía que debemos tener con ellos, es parte de un proceso de gestión del cambio que hemos debido desarrollar”, complementa.

En el mismo contexto, para la comunidad universitaria el vínculo con la nueva plataforma se realiza principalmente mediante el Sistema Integrado de Gestión Financiera (SIIF), equiparando las funcionalidades y procesos en todos los Campus y Sedes. Las nuevas funcionalidades en los procesos administrativos se incorporarán gradualmente mediante el mismo sistema SIIF.

Por lo mismo, el Gerente del proyecto destaca que la puesta en marcha de la exclusividad de los módulos ha sido exitosa, porque “la implementación de un sistema ERP puede generar severos efectos en la continuidad operacional de las organizaciones, y ejemplos hay varios. Por eso creo que fue muy importante el trabajo que hicimos en 2017, en que hicimos funcionar de forma paralela ambos sistemas, y que nos valió tener una tasa de errores muy baja durante esta etapa de estabilización de 2018”.

Asimismo, el Vicerrector de Asuntos Económicos y Administrativos de la Universidad afirma que “para dar inicio a este cambio se ha necesitado el trabajo de mucha gente, y un esfuerzo de capacitación permanente, tanto para quienes forman parte directamente del equipo de implementación, como para aquellos que conviven con la nueva plataforma”.

Para la autoridad, el balance también es positivo, debido a que posiciona a la USM como una de las Instituciones más avanzadas en esta materia a nivel país. “Nuestra experiencia es importante, porque incluso podemos asesorar a otras universidades, que se nos han acercado para pedir consejo, puesto que recién están comenzando con este proceso”, agrega Leiva.

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